Wie ich meine Aufgaben im Griff behalte – ohne Kopfknoten
Kennt ihr das Gefühl, wenn Aufgaben sich stapeln, Projekte gleichzeitig laufen und man einfach nicht weiß, wo anfangen? 😅
Bei mir sah das früher oft so aus: Ich hatte handschriftliche Notizen auf dem Schreibtisch, To-Do-Listen in meinem Handy und Skizzen überall verteilt. Ich sprang zwischen Kundenprojekten, Illustrationen, Social-Media-Content und internen Ideen hin und her – und am Ende des Tages dachte ich: „Hä, was habe ich eigentlich geschafft?“ Frust pur.
Dann bin ich auf Kanban gestoßen – das System aus dem Toyota-Produktionssystem. 🏭✨ Es hat meinen Alltag als Designerin komplett verändert. Und ich muss sagen: Es fühlt sich fast so an, als hätte ich endlich meinen eigenen Arbeits-„Flow“ gefunden.
Mein Kanban-Alltag – vom Chaos zur Klarheit
Ich arbeite mit einem Board, das drei Spalten hat:
To Do – Aufgaben, die erledigt werden müssen ✅
In Progress – maximal 3–5 Aufgaben gleichzeitig, an denen ich gerade arbeite 🔄
Done – abgeschlossene Aufgaben 🎉
Letzte Woche hatte ich zum Beispiel gleichzeitig: ein Logo für eine Kampagne, Reflektionskarten als Coachtool und ein Toolkit für ein Nachhaltiges Projekt. Früher hätte ich alles gleichzeitig angefangen, mich von jedem Feedback ablenken lassen und abends müde und frustriert auf mein Chaos gestarrt. Nichts richtig abgeschlossen, vieles was liegen geblieben ist, wie Emails oder meine eigene Zeit für mich selbst. Mit Kanban konnte ich mich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, die wichtigsten Schritte priorisieren und am Ende des Tages alles in „Done“ verschieben.
Dieses Gefühl, die Fortschritte sichtbar zu sehen, ist unglaublich motivierend. 🎉 Es ist ein kleiner, aber wichtiger Reminder: „Hey, du hast echt was geschafft!“ – auch wenn es nur kleine Schritte waren.
Warum Kanban mein kreatives Leben verändert hat
Fokus behalten 💡
Durch die Begrenzung auf 3–5 Aufgaben in Progress verliere ich mich nicht in Multitasking oder ständigen Unterbrechungen. Ich weiß genau, woran ich arbeiten soll und kann mich voll auf das Detail konzentrieren.
Motivation steigern 💪
Es klingt banal, aber es ist ein echtes Hochgefühl, Aufgaben in „Done“ zu verschieben. Besonders in der kreativen Arbeit, wo Fortschritte manchmal nicht sofort sichtbar sind, gibt mir das einen klaren Motivationsschub.
Effizient arbeiten 🚀
Ich sehe sofort, wenn etwas blockiert ist oder Feedback fehlt, und kann gezielt reagieren, statt Zeit zu verschwenden oder mich zu überfordern.
Sorgfältig bleiben 🖌️
Wenn ich weniger Aufgaben gleichzeitig bearbeite, kann ich mich besser auf Qualität konzentrieren. Das spürt man in der Arbeit.
Balance halten ⚖️
Ich arbeite produktiv, bleibe aber gleichzeitig ruhig. Mein Kopf ist frei, ich habe keine ständig quälenden To-Do-Listen im Hinterkopf, und das Gefühl der Überforderung verschwindet.
Ein typischer Tag mit Kanban
Ein Beispiel aus meinem Alltag:
Morgens starte ich mit einem schnellen Blick auf mein Board. Ich verschiebe neue Aufgaben in To Do, überprüfe, welche Aufgaben in Progress noch dran sind, und plane den Tag.
Dann arbeite ich z. B. zuerst an einer Illustration für ein Kundenprojekt. Keine Ablenkung, kein ständiges Hin- und Herschalten. Danach wechsle ich zu einem Layout, und wenn Feedback von einem Kunden kommt, ist es einfach ein weiterer Schritt, der in Progress liegt – ich sehe alles klar strukturiert.
Am Ende des Tages wandert alles, was fertig ist, in Done – und das ist ein echtes Erfolgserlebnis. Ich sitze da, schaue auf mein Board und denke: „Wow, das habe ich alles geschafft.“
Meine Tipps, wenn ihr Kanban ausprobieren wollt
Digital oder analog? Probiert beides. Post-its an der Wand sind toll für visuelle Klarheit, digitale Boards (Trello, Notion, Asana) sind super mobil.
Maximal 3–5 Aufgaben gleichzeitig in Progress – die wichtigste Regel, um fokussiert zu bleiben.
Täglich aktualisieren: Ein kurzer Blick morgens reicht, um den Tag zu planen.
Erfolge feiern: Jede verschobene Aufgabe in Done gibt Motivation.
Anpassen erlaubt: Spalten wie „Warten auf Feedback“ oder „Ideen“ können helfen, den Überblick zu behalten.
Fazit
Kanban ist für mich nicht nur ein Tool – es ist ein Mindset. Es hilft mir, strukturiert zu arbeiten, motiviert zu bleiben und trotzdem den Kopf frei zu behalten. Besonders im kreativen Alltag, wo viele Projekte gleichzeitig laufen, ist es ein echter Gamechanger. 🌟
Wenn ihr euch manchmal überfordert fühlt oder nicht wisst, wo ihr anfangen sollt: Probiert Kanban aus. Es ist erstaunlich, wie kleine, strukturierte Schritte den ganzen Arbeitstag verändern können. 😄
